KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KANDYDATÓW DO PRACY

(REKRUTACJA)

Wersja z dnia 15.03.2024 r.

Stosownie do postanowień art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE realizujemy obowiązek informacyjny

Informujemy, że użyte w niniejszej klauzuli informacyjnej skróty oznaczają:

1.           Dane osobowe/dane - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

2.           Odbiorca danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, nie są jednak uznawane za odbiorców - przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; przy czym przez sformułowanie, „strona trzecia” rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający czy osoby, które – z upoważnienia Administratora lub podmiotu przetwarzającego – mogą przetwarzać dane osobowe.

3.           Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

4.           RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

5.           Zgoda osoby, której dane dotyczą – oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

 

Zasady przekazania danych osobowych:

1. nie masz obowiązku uczestniczyć w procesie rekrutacyjnym,
2. niepodanie danych, niezłożenie lub nieuzupełnienie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkować będzie wykluczeniem z procesu rekrutacji (aplikacja nie będzie rozpatrywana).

 

KLAUZULA INFORMACYJNA (rekrutacja)

1. Informacje o Administratorze Danych Osobowych i Inspektorze Ochrony Danych

Administratorem Danych Osobowych jest Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk (dalej „Administrator”) ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, tel. tel. 22 6915-950, e-mail: office@igf.edu.pl .

W sprawie gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, e-mail: iod@igf.edu.pl .

2. Informacje o pobieranych/gromadzonych danych:

1) Cel przetwarzania: przeprowadzenie rekrutacji, w tym nawiązanie kontaktu na etapie prowadzenia tego procesu oraz nawiązanie stosunku pracy w przypadku pozytywnego jej zakończenia, a także archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu rekrutacji zgodnie z wymogami prawa powszechnie obowiązującego.

2) Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 22(1) Kodeksu pracy oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Informacje o wymogu podania danych: Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22(1) Kodeksu pracy (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk. Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie. Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO[1], konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Zgodę należy w takim przypadku przekazać do Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk wraz z dokumentami rekrutacyjnymi. Proponowana treść zgody na przetwarzanie danych osobowych:

- ,,Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w art. 9 ust 1 RODO na potrzeby rekrutacji prowadzonej przez Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk i ewentualnie zawarcia umowy o pracę zgodnie z wymogami RODO”.

Kategorie odnośnych danych osobowych: kandydaci do pracy.

Źródło pochodzenia danych osobowych: dane zostały przekazane przez osoby, których dane są przetwarzane (podmiot danych).

3) Informacja o zawarciu umowy powierzenia przetwarzania: Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk może zawrzeć umowy powierzenia w zakresie:

1. osoby/podmioty trzecie, które zaangażowane są w proces rekrutacyjny,
2. dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne zapewniające sprawne zarządzanie (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu, firmom kurierskim i pocztowym).

4) Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją: uprawnione organy kontroli.

5) Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu:

1. dane osobowe są przetwarzane przez okres prowadzenia rekrutacji;
2. dokumenty są niszczone w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia procesu rekrutacji (złożone dokumenty są usuwane z portalu, na którym zamieszczono ogłoszenie o naborze, elektronicznych skrzynek pocztowych, wydruki są niszczone); ze zniszczenia ww. dokumentów sporządzany będzie protokół, w którym będą wskazani kandydaci ubiegający się o pracę (imię i nazwisko oraz inna dodatkowa dana identyfikująca kandydata, np. data urodzenia, adres e-mail) na dane stanowisko, data zniszczenia dokumentów i podpisy osób uczestniczących w zniszczeniu dokumentów; ww. dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu dowodowym i w celu rozliczalności przetwarzania danych osobowych;
3. dane osoby zatrudnionej w wyniku rekrutacji przechowywane są zgodnie z wymogami przepisów prawa powszechnie obowiązującego w zakresie przechowywania akt osobowych;
4. dokumenty związane z rekrutacją, przekazane po wyznaczonym w ogłoszeniu o naborze terminie składania aplikacji, nie będą rozpatrywane; będą one usuwane na zasadach określonych w lit. b;
5. przypadki szczególne:
   1. przypadku, gdy kandydat do pracy wyrazi zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w przyszłych rekrutacjach prowadzonych w Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk – jego dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres 6 miesięcy od dnia ich przekazania do Administratora; po upływie tego okresu dokumenty będą niszczone na zasadach określonych w lit. b;
   2. dokumenty przekazywane do Administratora (bez ogłoszenia naboru; osoba przesyła dokumenty pomimo, że nie ogłoszono naboru), usuwane są ze skrzynek pocztowych lub wydruki są niszczone niezwłocznie po ich wpłynięciu (nie później niż w terminie 3 miesięcy od ich wpłynięcia, chyba że zawarto w nich zgodę na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach prowadzonych w Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk – wówczas takie dokumenty mogą być przechowywane przez okres 6 miesięcy od dnia ich wpłynięcia; z działania sporządzany będzie protokół na zasadach określonych w lit. b.
6. Dokumenty (w tym ewidencję osób uczestniczących w danym procesie rekrutacji, która zawiera następujące dane osobowe: imię i nazwisko kandydata, adres e-mail, numer telefonu, miasto zamieszkania) związane z rekrutacją, z wyjątkiem aplikacji kandydatów, przechowywane są przez okres 2 lat.

6) Informacja o profilowaniu (przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się): nie dotyczy.

 

3. Pouczenie o prawach osoby, której dane są przetwarzane:

1) Posiada Pani/Pan prawo:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. sprostowania swoich danych osobowych,
3. usunięcia swoich danych osobowych,
4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
5. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez złożenie/przesłanie pisma na adres: Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, e-mail: iod@igf.edu.pl – jeżeli uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę i przetwarzanie dotyczących Państwa danych odbywa się na jej podstawie,
6. przenoszenia swoich danych osobowych,
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.

2) Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do złożenia skargi związanej z przetwarzaniem jej danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych lub podmiot/organizację, której dane osobowe zostały przekazane do: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt .