KLAUZULA INFORMACYJNA DLA  SKŁADAJĄCYCH SKARGI I WNIOSKI

Wersja z dnia 15.03.2024 r.

 

Stosownie do postanowień art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE realizujemy obowiązek informacyjny

 Informujemy, że użyte w niniejszej klauzuli informacyjnej skróty oznaczają:

1.           Dane osobowe/dane - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

2.           Odbiorca danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, nie są jednak uznawane za odbiorców - przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; przy czym przez sformułowanie, „strona trzecia” rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający czy osoby, które – z upoważnienia Administratora lub podmiotu przetwarzającego – mogą przetwarzać dane osobowe.

3.           Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

4.           RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

5.           Zgoda osoby, której dane dotyczą – oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

 

Zasady przekazania danych osobowych:

1)           nie masz obowiązku składać skarg i wniosków do Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk;

2)           niepodanie danych osobowych skutkować będzie nierozpatrzeniem złożonej skargi/wniosku (podanie przez Ciebie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego  (Dz. U. z 2020 r. poz. 256, 695, 1298) i rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46)). 

 

1. Informacje o Administratorze Danych Osobowych i Inspektorze Ochrony Danych

Administratorem Danych Osobowych jest Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk (dalej „Administrator”) ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, tel. 22 6915-950, e-mail: office@igf.edu.pl.

W sprawie gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, e-mail: iod@igf.edu.pl .

 

2. Informacje o pobieranych/gromadzonych danych:

1)           Cel przetwarzania: rozpatrzenie złożonego wniosku/skargi - zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256, 695, 1298) - Dział VIII. Skargi i wnioski oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

2)           Podstawą przetwarzania twoich danych osobowych jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, do którego skarga wpłynęła i twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO). Twoje dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie. Kategorie odnośnych danych osobowych: przetwarzane są dane osoby składającej skargę/wniosek. 

3)           Zakres danych wymaganych przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego określony został w art. 63 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych).

4)           Informacja o zawarciu umowy powierzenia przetwarzania: Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk może zawrzeć umowy powierzenia w zakresie:

a)       osoby/podmioty trzecie, które zaangażowane są w proces rozpatrywania skarg i wniosków (w tym m.in. kancelarie prawne, podmioty doradcze);

b)      dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne zapewniające sprawne zarządzanie (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu, firmom kurierskim i pocztowym).

5)           Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją: Policja, sądy, prokuratura, ABW, CBA oraz inne publicznoprawne organy, w tym organy kontroli. Przekazania danych osobowych do innych organów może wynikać z konieczności dogłębnego zbadania skargi/wniosku lub w przypadku stwierdzenia, że Administrator nie jest właściwy do jej/go rozpatrzenia, przekazanie jej/go zgodnie z właściwością. 

6)           Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu: dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia wniesionej przez Ciebie skargi lub wniosku, a następnie, jeśli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) i regulacji wewnętrznych obowiązujących u Administratora.

7)           Informacja o profilowaniu (przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się): nie dotyczy.

 

3. Pouczenie o prawach osoby, której dane są przetwarzane:

1)           Posiada Pani/Pan prawo:

a)       dostępu do swoich danych osobowych,

b)      sprostowania swoich danych osobowych,

c)       usunięcia swoich danych osobowych,

d)      ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

e)      cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez złożenie/przesłanie pisma na adres:  Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, e-mail: iod@igf.edu.pl – jeżeli uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę i przetwarzanie dotyczących Państwa danych odbywa się na jej podstawie,

f)        przenoszenia swoich danych osobowych,

g)       wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.

2) Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do złożenia skargi związanej z przetwarzaniem jej danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych lub podmiot/organizację, której dane osobowe zostały przekazane do: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt