Pierwsze takie zgromadzenie odbyło się we wrześniu 2016 roku w Waszyngtonie, a jego inicjatorem był prezydent Stanów Zjednoczonych Barack Obama. Spotkanie w Niemczech organizowane jest przez rząd niemiecki oraz Komisję Europejską.

Przedstawiciele rządów i organizacji obecni na spotkaniu podpiszą dziś wspólne oświadczenie dotyczące przyszłych działań naukowych w Arktyce. Każdy z przedstawicieli wygłosi również krótki referat dotyczący najważniejszych osiągnięć danego kraju lub organizacji w tym zakresie i przedstawi potencjalne obszary współpracy. Stanowisko Polski zawiera między innymi informację o projekcie EDU-ARCTIC, koordynowanym przez Instytut Geofizyki i zaproszenie do włączenia w ten program zarówno nowych szkół, jak i naukowców, którzy chcieliby upowszechnić wyniki swoich badań w formie lekcji online.

Spotkanie ministerialne poprzedziła konferencja Arctic Science Forum, w której wzięło udział 280 osób z 29 krajów. W skład polskiej delegacji weszli: dr Aleksander Dańda – dyrektor Departamentu Nauki w MNiSW, p. Tomasz Jałukowicz (MNiSW) oraz przedstawiciele środowiska naukowego: prof. Jacek Jania (Uniwersytet Śląski), prof. Piotr Głowacki (Instytut Geofizyki PAN), prof. Jan Marcin Węsławski (Instytut Oceanologii PAN), prof. Krzysztof Migała (Uniwersytet Wrocławski),  dr hab. Monika Kędra (IO PAN), dr hab. Michał Łuszczuk (UMCS w Lublinie), dr Agata Goździk (IGF PAN), dr Dariusz Ignatiuk (UŚ) oraz dr Przemysław Makuch (IO PAN).

Podczas konferencji każdy z krajów mógł zaprezentować działalność naukową w krótkiej ok. 5-minutowej prezentacji. Polskę reprezentował prof. Jan Marcin Węsławski, dyrektor Instytutu Oceanologii PAN, który wystąpił w sesji „Understanding Regional and Global Dynamics of Arctic Change”. W swojej prezentacji pt. „Consilience - unity of sciences for regional Arctic research”, mówił o zwiększonym przepływie wód atlantyckich do Arktyki na podstawie badań prowadzonych na r/v OCEANII, o przesunięciu ekosystemów borealnych i gatunków na północ na podstawie polskich i norweskich badań oraz o plastikowych śmieciach jako tratwach umożliwiających przemieszczanie się gatunków na północ.